13. Otimize a organização de seus arquivos eletrônicos

O acúmulo de arquivos, em memória “dura” ou na nuvem, é consequência inevitável do trabalho assíduo com o computador, mas só se torna um problema quando nosso acervo é de tal modo desorganizado que não podemos mais encontrar o que procuramos. Não é raro surgirem ilhas de invisibilidade dentro da intricada rede de unidades, pastas, sub-pastas, formatos etc. — e isso significa perda de tempo, quando não retrabalho.

Aqui vão dicas simples para o dia a dia, que não compõem um sistema ou método de organização, mas podem ajudar cada trabalhador a fazer-se mais metódico e sistemático, ganhando domínio sobre as informações que consome, guarda e produz.

— I — Nomeie com cuidado, renomeie mais

O sistema operacional de seu computador é, ele próprio, uma grande planilha pesquisável. Pense bem nas consequências disso, pois entendê-las vai facilitar seu trabalho. 

Decorrência óbvia dessa característica do sistema operacional é que você não precisará manter um controle de arquivos, com listas e planilhas, como precisaria fazer com um acervo físico, uma biblioteca ou mesmo uma série de cadernos. 

Por outro lado, o computador exigirá um cuidado especial na hora de nomear arquivos e pastas: qualquer erro de grafia pode tornar um arquivo “invisível” ao mecanismo de busca do Windows, que até este ano de 2020 ainda não aprendeu a reconhecer o que é semelhante, e apenas busca o idêntico.

Garanta, portanto, que o arquivo foi nomeado sem erros de digitação, e que contém em seu nome todas as informações necessárias para ser encontrado. Nada impede que você utilize o nome para anotações diversas, que talvez ficassem melhor como etiquetas (“tags”) ou categorias — recursos disponíveis no Windows, mas que não são muito intuitivos e acabaram não pegando.

Trago aqui alguns exemplos:

📄 CAMÕES – Os Lusíadas – Epifânio Dias – anotado por mim (ver marcadores do PDF).pdf

📄 CAMÕES – Os Lusíadas – F. S. Lencastre (parte 2) – parei na pág. 122 (só imprime no modo ‘como imagem’).pdf

📄 (CCB) – CAMILO Castelo Branco – BOM – A Doida do Candal – para projeto psicologia e literatura.pdf

Tais nomes apresentam dois níveis de informação. Parte deles dificilmente mudará: nome do autor, título do livro, comentador. A indicação “anotado por mim” também assinala uma característica permanente, e servirá de lembrete para que você abra o PDF e leia as marcações, sabendo de antemão onde buscá-las. 

Já o “parei na página 122” durará até o próximo avanço, não importa quando ocorra. “CCB” é bom porque é um código curto para um nome próprio relativamente longo. “Projeto psicologia e literatura” deve durar enquanto durar o projeto — já como idéia para o futuro, já como atividade em andamento, já como realização recente.

Às pastas pode aproveitar a mesma lógica. Em ambos os casos, é essencial estar atento e renomear o arquivo ou a pasta sempre que o nome não estiver mais fiel ao verdadeiro estado de seu conteúdo, à nossa sistemática mais recente, ou ao atual estado de nossos trabalhos. Com toda a flexibilidade que nos oferece o computador, não há por que tratar o nome do arquivo como um nome de batismo ou uma inscrição de lápide.

— II — Trabalhe por projetos

Em torno de um projeto podem gravitar diversos tipos de documentos, às vezes naturais de pastas diferentes. Para não perder tempo à cata dos arquivos, a solução que se impõe é abrir uma pasta nova — pode ser na Área de Trabalho ou na nuvem, adicionando este endereço à barra de favoritos — e lançar tudo aí dentro, de molde que, logo ao abrir o computador ou o navegador de internet, tudo o que se relaciona àquele projeto esteja à mão para continuar o trabalho. 

Podem ser os arquivos originais, podem ser atalhos. Podem ser livros em PDF, notas de leitura, cronologias, mapas, imagens, o livro de bordo… Mobilize tudo quanto se relacione com o projeto e conserve esse material reunido até sua conclusão. 

Quando o projeto termina, é hora do arquivamento. Às vezes o conjunto é tão coeso que basta arrastar a pasta para dentro de outra, seja ela temática ou simplesmente um depósito de “Concluídos”. Em muitas situações, porém, nossos trabalhos se sobrepõem uns aos outros, têm arquivos em comum; suponhamos que, num projeto de leitura da Lírica de Camões, você usou com frequência um dicionário antigo em PDF, consultou dois tratados de versificação que estão na pasta e acabou produzindo não só um arquivo de notas, mas também uma resenha que foi publicada na Amazon. É hora de desmobilizar o material, destiná-lo a pastas diversas e, fazendo um esforço, transformar esse conjunto em uma rede, como veremos a seguir.

— III — Use os atalhos a seu favor

Espichemos o exemplo anterior, agora para observar o projeto em fase de desagregação. O dicionário antigo e os tratados de versificação só acidentalmente estavam na pasta da Lírica, e ficarão perdidos se continuarem ali; devem, portanto, voltar a seu habitat natural:

📂 ESTUDOS/ Gramática do Português/ Dicionários

📂 ESTUDOS/ Literatura Língua Portuguesa/ Poesia/ Teoria e Técnica.

Mas esses dicionários fizeram parte do projeto, e pouco custará incluir na pasta da “Lírica” um atalho para tais arquivos.

E quanto às anotações produzidas? Há quem tenha uma pasta “Notas de Leitura”; outros julgarão mais interessante converter a pasta “Projeto Camões – Lírica” na seguinte subpasta, mantendo aí o arquivo de notas:

📂 ESTUDOS/ Literatura Língua Portuguesa/ Poesia/ CAMÕES/ Lírica (projeto 2019)

Qualquer que seja a opção feita, novamente é o caso de deixar, em um lugar ou em outro, um atalho para o arquivo original das notas.

E a resenha? Se estiver num arquivo próprio, que serviu de base à postagem, coloque o “link” para o texto postado logo na primeira linha desse arquivo, em cor destacada e com a observação: “publicado em 10/3/2019”. Novamente: o arquivo cabe tanto na pasta original da 📂Lírica como em uma pasta específica de 📂Resenhas. Escolha uma delas e coloque um atalho na outra.

Destinados os arquivos, desmobilizada e renomeada a pasta do projeto, use os atalhos a seu favor, crie-os com maior frequência, transforme suas pastas em um sistema tridimensional, em uma rede. Essa é a dica.

Estamos acostumados a usar os atalhos de modo bastante restrito: (1º) usamo-los apenas na área de trabalho e (2º) usamo-los apenas para programas. Criar atalhos em subpastas e criá-los diretamente para pastas e arquivos é um costume que, se adquirido, torna mais rápidas as pesquisas de documentos, e reduz nossas nossas dúvidas no alocá-los.

Obs. 1: Tenho um atalho na tela principal que abre a versão escaneada da Gramática Metódica da Língua Portuguesa, de Napoleão Mendes e Almeida. Desse modo, posso abrir a gramática assim que começo a trabalhar.

Obs. 2: Se louvo aqui o emprego abundante dos atalhos, gosto igualmente do uso frequente de links em arquivos de notas, como está no texto sobre o “livro de bordo”.

— IV — Passeie pelas pastas

Essa dica é útil tanto quanto é simples de executar, e simples tanto quanto difícil de lembrar.

Olhar para as coisas é o melhor caminho para mantê-las em ordem. Se dedicamos por um instante nosso olhar ao que está desorganizado ou fora de lugar, rapidamente podemos reconhecer o problema e resolvê-lo; se deixamos as coisas nos cantos, elas vão-se acumulando, e o crescimento da dificuldade não é só proporcional, mas exponencial em relação ao tamanho do acúmulo e ao tempo em que cresceu. (Muitos o percebem quando têm de lutar contra uma Caixa de Entrada cheia de e-mails, ao retornar de um período de férias.)

Se você quer saber onde estão seus arquivos, se quer saber quais arquivos tem, passeie por eles. Dê uma olhada em cada sub-pasta, renomeie tudo aquilo que parecer impreciso, realoque tudo o que estiver deslocado. Se você não reconhece um arquivo pelo nome ou não se lembra dos aspectos gerais de seu conteúdo, gaste trinta segundos e resolva por um bom tempo aquele probleminha que, insignificante quando isolado, espalha uma névoa de desânimo à medida que se combina com outros seus congêneres.

Um momento bom para passear pelas pastas é quando vamos guardar um arquivo ou uma série deles, desmobilizando um projeto ou esvaziando a pasta “Downloads” do Windows. Na busca pelo lugar ideal em que um documento deve jazer, esticamos o passeio e avaliamos a arquitetura de nossa organização digital, alterando-a não só para que se adéque à chegada do novo elemento, mas para que se adapte ao mundo mental do arquivador — eu, você, o estudante —, mundo em contínua transformação.

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